Przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), czyli dyrektywy 95/46/WE, obowiązują od 25 maja 2018 roku i mają zastosowanie również w przypadku programów lojalnościowych prowadzonych przez firmy działające na terenie Unii Europejskiej. RODO w programie lojalnościowym oznacza szereg obowiązków, których celem jest ochrona danych uczestników i zapewnienie przejrzystości działań. W tym artykule omawiamy, na co zwrócić szczególną uwagę, aby program był zgodny z przepisami i nie narażał firmy na ryzyko sankcji czy utraty zaufania klientów.
Ocena ryzyka
Jednym z podstawowych obowiązków wynikających z RODO w programie lojalnościowym jest przeprowadzenie oceny ryzyka związanego z ochroną danych osobowych. Warto ją wykonać już na etapie projektowania programu lojalnościowego i objąć analizę prywatności, bezpieczeństwa oraz potencjalnych zagrożeń dla danych uczestników.
Bez tej analizy trudno mówić o odpowiedzialnym podejściu do ochrony danych – a w razie nieprawidłowości firmie grożą nie tylko kary finansowe, ale również utrata reputacji. Dlatego warto powierzyć audyt ryzyka niezależnym specjalistom, którzy przeprowadzą obiektywną ocenę zgodności programu z RODO.
Zakres gromadzonych danych
Jednym z kluczowych aspektów RODO w programie lojalnościowym jest zasada minimalizacji danych. Oznacza to, że administrator powinien zbierać i przetwarzać wyłącznie te informacje, które są niezbędne do realizacji celów programu lojalnościowego.
Zbieranie danych takich jak adres zamieszkania, PESEL czy skan dokumentu tożsamości – jeśli nie jest to konieczne – może naruszać postanowienia RODO. Konfigurując system lojalnościowy, należy zadać sobie pytanie: czy dane, o które prosimy, rzeczywiście są potrzebne do prawidłowego działania programu?
Podstawa prawna przetwarzania danych
Najczęściej podstawą prawną przetwarzania danych w programie lojalnościowym jest jego regulamin.
Polecany artykuł: Jak napisać regulamin programu lojalnościowego?
Jednak dla zwiększenia przejrzystości wielu administratorów dodatkowo prosi uczestników o dobrowolną zgodę. Taka zgoda musi być:
- jasno sformułowana,
- wyrażona świadomie,
- niewymuszona (np. przez domyślne zaznaczenie pola wyboru),
- możliwa do wycofania w każdej chwili bez negatywnych konsekwencji dla użytkownika.
Obowiązek informacyjny
Zgodnie z RODO, musisz poinformować każdego uczestnika programu lojalnościowego:
- kto przetwarza jego dane,
- w jakim celu i przez jaki czas,
- jakie przysługują mu prawa (w tym prawo do wycofania zgody),
- czy jego dane będą przekazywane poza UE,
- czy będą profilowane.
Choć RODO przewiduje uproszczony obowiązek informacyjny dla firm zatrudniających mniej niż 250 osób, nie zwalnia to z odpowiedzialności za rzetelne informowanie uczestników programu.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych
W kontekście RODO w programie lojalnościowym, uzyskanie zgody uczestnika na przetwarzanie danych jest nie tylko formalnością, ale fundamentem legalnego działania. Zgoda nie może być domyślnie zaznaczona ani zawarta w sposób nieczytelny.
Co istotne, zgoda musi być jasna, zrozumiała i nie może stanowić warunku koniecznego do skorzystania z innych, niezależnych usług. Wycofanie zgody nie może wiązać się z negatywnymi konsekwencjami dla użytkownika.
Usuwanie danych po wycofaniu zgody
Jeśli uczestnik programu wycofa zgodę lub upłynie czas przetwarzania wynikający z regulaminu, musisz usunąć jego dane. Dotyczy to również kopii zapasowych. Alternatywnie jako administrator możesz zanonimizować dane, pod warunkiem że nie będzie możliwe ich późniejsze przypisanie do konkretnej osoby.
Uczestnictwo dzieci w programie lojalnościowym
W przypadku uczestnictwa dzieci lub osób niepełnoletnich, RODO wymaga zgody rodzica lub opiekuna prawnego. Ważne jest także, by firma stosowała odpowiednie metody weryfikacji wieku uczestnika, adekwatne do ryzyka i dostępnych technologii. Przykładowo, możesz uzyskiwać zgodę telefonicznie, ale wymaga to odpowiedniej dokumentacji i zabezpieczeń.
Ochrona danych we współpracy z zewnętrznymi podmiotami
W przypadku bardziej rozbudowanego programu lojalnościowego, często konieczna jest współpraca z zewnętrznymi partnerami – np. firmami IT, fundatorami nagród czy agencjami marketingowymi.
Jeśli dane uczestników są przekazywane tym podmiotom do przetwarzania, konieczna jest:
- umowa powierzenia danych zgodna z RODO,
- nadzór nad dostawcą (np. w łańcuchu podpowierzania),
- spełnienie obowiązku informacyjnego wobec użytkowników.
Jeśli kilka firm wspólnie organizuje program lojalnościowy, mówimy o współadministratorach – wówczas każda z nich odpowiada za przestrzeganie zasad ochrony danych.
Dokumentacja
RODO oraz polskie rozporządzenie MSWiA określają zakres dokumentacji, jaką musi prowadzić administrator danych. W dokumentacji powinny znaleźć się m.in.:
- analiza ryzyka,
- ocena skutków dla ochrony danych (DPIA),
- rejestr czynności przetwarzania,
- procedury reagowania na naruszenia bezpieczeństwa.
Dokumentacja służy nie tylko ochronie firmy, ale również wykazaniu, że przestrzegane są obowiązki wynikające z przepisów.
Incydenty naruszenia danych osobowych
W przypadku naruszeń danych, organizator programu lojalnościowego zobowiązany jest – zgodnie z RODO – do wdrożenia procedur umożliwiających szybką reakcję. Dotyczy to:
- identyfikacji incydentu,
- jego dokumentowania,
- wewnętrznego raportowania,
- powiadomienia osób, których dane zostały naruszone.
Skuteczne zarządzanie incydentami to nieodzowny element zgodności z RODO w programie lojalnościowym.
RODO w programie lojalnościowym – podsumowanie
RODO w programie lojalnościowym to nie tylko obowiązek prawny, ale też realna wartość dla klientów, którzy coraz częściej zwracają uwagę na sposób przetwarzania ich danych. Warto traktować ochronę danych osobowych priorytetowo już na etapie wyboru dostawcy systemu lojalnościowego.
W Loyalty Starter kładziemy duży nacisk na zgodność z przepisami RODO – wdrożyliśmy cały szereg działań i zabezpieczeń, które gwarantują pełną ochronę danych naszych klientów i ich uczestników. Dzięki temu możesz rozwijać swój program lojalnościowy bez ryzyka, a z pełną odpowiedzialnością.
