Obsługa programów lojalnościowych bywa postrzegana jako czasochłonna i wymagająca, zwłaszcza w firmach, które nie dysponują zespołem IT ani rozbudowanym działem marketingu. Wielu przedsiębiorców obawia się, czy znajdzie czas i zasoby, by skutecznie zarządzać takim programem.
Tymczasem nowoczesne, gotowe systemy lojalnościowe znacząco upraszczają ten proces i pozwalają prowadzić program niemal bez dodatkowego nakładu pracy. W tym artykule pokażemy, jak może wyglądać efektywna i prosta obsługa programu lojalnościowego – również w małej firmie.
Na czym polega obsługa programów lojalnościowych?
Obsługa programu lojalnościowego obejmuje wszystkie działania związane z jego codziennym funkcjonowaniem. Jest to przede wszystkim:
- przyznawanie punktów lojalnościowych,
- komunikacja z uczestnikami,
- analiza danych i zachowań klientów,
- zarządzanie katalogiem nagród,
- obsługa reklamacji.
Częstym rozwiązaniem jest zlecenie obsługi programu lojalnościowego dedykowanej agencji marketingowej. To bardzo wygodna opcja – całość działań realizuje zewnętrzny partner, a firma ogranicza się do opłacania miesięcznej faktury. W praktyce jednak jest to rozwiązanie dość kosztowne i rzadko opłacalne dla firm z sektora MŚP.
Jaka jest zatem lepsza alternatywa?
Kto powinien zajmować się obsługą programu lojalnościowego?
W większości firm nie ma potrzeby angażowania całego zespołu ani zlecania obsługi zewnętrznej agencji marketingowej. W przypadku dużych organizacji opłacalne bywa stworzenie dedykowanego stanowiska – szczególnie wtedy, gdy program lojalnościowy ma rozbudowaną strukturę i dużą liczbę uczestników. Natomiast w firmach z sektora MŚP najczęściej wystarczy jedna osoba, zazwyczaj ta, która już odpowiada za marketing, sprzedaż lub obsługę klienta.
Nieocenione będzie tu wsparcie odpowiedniego systemu lojalnościowego, umożliwiającego automatyzację powtarzalnych zadań oraz integrację z systemem sprzedażowym. Dzięki temu obsługa programu lojalnościowego może zająć zaledwie kilka godzin tygodniowo i nie wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej.
Księgowa obsługa programów lojalnościowych
Zanim przejdziemy do omówienia, jakie funkcje powinien oferować odpowiedni system lojalnościowy dla MŚP, warto poruszyć kwestię jego obsługi księgowej. Programy lojalnościowe wiążą się bowiem najczęściej z przyznawaniem nagród, a te podlegają określonym regulacjom prawnym. Szczególnie wtedy, gdy wartość pojedynczej nagrody przekracza 2000 zł.
Nie oznacza to jednak konieczności inwestowanie we współpracę ze specjalistycznym biurem rachunkowym. Najczęściej wystarczy podstawowa znajomość obowiązujących przepisów – na przykład w zakresie ewidencjonowania kosztów nagród, rozliczeń podatkowych czy dokumentowania ich wydania.
Dobrym rozwiązaniem są krótkie konsultacje z księgowym już na etapie planowania programu. Jeśli nagrody mają niewielką wartość i nie są przekazywane w gotówce, ich rozliczenie jest stosunkowo proste i zazwyczaj może zostać ujęte w ramach standardowej obsługi księgowej.
Chcesz wiedzieć więcej? Sprawdź artykuł: Program lojalnościowy a podatki
Obsługa programu lojalnościowego z wykorzystaniem gotowych rozwiązań
Korzystając z nowoczesnych gotowych systemów lojalnościowych, takich jak Loyalty Starter, zyskujesz dostęp do funkcji, które znacznie upraszczają codzienną obsługę programu. Oto najważniejsze z nich:
Gotowy system bez potrzeby kodowania
Współczesne platformy lojalnościowe nie wymagają wsparcia programistów. Cała konfiguracja odbywa się w intuicyjnym kreatorze, w którym samodzielnie ustalasz zasady przyznawania punktów, typy nagród czy mechanizmy promocji.
Wygodny panel administracyjny
Zarządzanie programem lojalnościowym za pomocą jednego, przejrzystego panelu jest wyjątkowo wygodne. Wszystkie dane są uporządkowane, a kluczowe funkcje dostępne są dosłownie kilkoma kliknięciami.
Im bardziej intuicyjny system lojalnościowy – tym mniej czasu potrzeba na naukę obsługi i tym sprawniej można reagować na bieżące potrzeby.
Automatyzacje
Automatyzacja eliminuje konieczność ręcznego przyznawania punktów czy wysyłania wiadomości. Odpowiednio skonfigurowany system zrobi to za Ciebie.
- Dzięki scenariuszom marketing automation, klienci otrzymują automatyczne powiadomienia o zdobytych punktach, nadchodzącym terminie ważności nagród czy nowych promocjach.
- Integracja z systemem sprzedażowym pozwala z kolei na automatyczne dodawanie i odejmowanie punktów po każdej transakcji – bez dodatkowej pracy ze strony pracowników.
To nie tylko oszczędność czasu, ale też skuteczny sposób na zwiększenie zaangażowania uczestników programu lojalnościowego.
Dowolność konfiguracji zasad
W Loyalty Starter możesz swobodnie wybierać spośród gotowych funkcji i modułów, dostosowując je do strategii i możliwości swojej firmy. To Ty decydujesz, jak rozbudowany będzie Twój program lojalnościowy.
Jeśli zależy Ci na maksymalnym uproszczeniu obsługi programu, możesz postawić na proste rozwiązania – na przykład przelicznik 1 zł = 1 punkt, brak poziomów lojalnościowych lub prosty mechanizm cashback. Im prostsze zasady, tym mniej pracy przy codziennej obsłudze programu.
Wygodne nagrody cyfrowe
Magazynowanie i wydawanie nagród rzeczowych wymaga przestrzeni, czasu i zaangażowania pracowników. Jeśli nie zależy Ci na fizycznych produktach, warto rozważyć nagrody cyfrowe – takie jak rabaty lub vouchery.
Dzięki bezpłatnej integracji Loyalty Starter z platformą MultiVoucher.pl zyskujesz dostęp do setek atrakcyjnych voucherów do znanych marek – bez konieczności organizowania nagród we własnym zakresie. Uczestnicy programu mogą samodzielnie wybierać i zamawiać nagrody w panelu użytkownika, a system wysyła je automatycznie, wykorzystując funkcje marketing automation. Cały proces odbywa się bez udziału Twojego zespołu – szybko, wygodnie i bezobsługowo.
Panel uczestnika i aplikacja lojalnościowa dla klienta (zamiast papieru i plastiku)
Twoi klienci mogą korzystać z programu za pośrednictwem spersonalizowanej strony internetowej lub aplikacji mobilnej. Rejestracja odbywa się online – bez konieczności wypełniania papierowych formularzy, ich archiwizacji i wydawania plastikowych kart lojalnościowych. To znaczna oszczędność czasu i zasobów.
Dodatkowo klienci mają stały dostęp do swojego konta, mogą samodzielnie sprawdzać saldo punktów, odbierać nagrody i śledzić postępy – bez angażowania zespołu obsługi.
Czy obsługa programów lojalnościowych zawsze musi być czasochłonna?
Zdecydowanie nie! Dzisiejsze technologie sprawiają, że prowadzenie programu lojalnościowego nie wymaga tworzenia skomplikowanych systemów ani zatrudniania dodatkowych pracowników. Wystarczy dobrze dopasowany system lojalnościowy. Sama konfiguracja może zająć zaledwie kilka dni, a jego dalsza obsługa sprowadza się głównie do analizowania raportów i planowania kolejnych działań promocyjnych.
Podsumowanie
Obsługa programów lojalnościowych nie jest już wyzwaniem zarezerwowanym dla korporacji z dużymi zespołami. Dzięki nowoczesnym narzędziom – takim jak gotowy system lojalnościowy z aplikacją dla klienta – każda firma może z łatwością uruchomić i prowadzić skuteczny program lojalnościowy. Automatyzacja, integracje, przejrzyste panele i moduły analityczne sprawiają, że całość funkcjonuje niemalże samodzielnie. Wystarczy przypisać go do opieki jednej osobie, która zajmie się nadzorowaniem i optymalizacją.
